5 tips för städ­upphandling

Alla kan städa, därför underskattar man ofta komplexiteten i en städupphandling. Det menar Städmäklarna, som här ger sina bästa råd vid upphandling av städtjänster.

Städmäklarna är ett konsultföretag som hjälper till med upphandling och uppföljning av städtjänster.

– Ett grundläggande problem med städupphandlingar är att alla tror att det är enkelt. Alla tycker sig veta vad som krävs. Men städ kräver yrkesskicklighet. Det är inte trivialt, det kommer med ett paket med arbetsmiljö, ergonomi, sakkunskap om exempelvis materialbehandling för att inte tala om de problem som branschen dras med, säger Jesper Borrfors från Städmäklarna.

Hans erfarenhet är att man ägnar städupphandlingen ganska lite intresse.

– Så fort du har ett ointresse från köparsidan blir resultatet lidande, säger Jesper Borrfors.

Branschen är stor – mycket stor
Det stora problemet i branschen är de oseriösa städbolagen, som betalar svarta löner och struntar i arbetsmiljöfrågorna. De anlitar underleverantörer för att dölja ett oseriöst agerande och det är inte ovanligt att anbuden innehåller inkorrekta uppgifter om vilka krav man uppfyller.

Ann-Charlotte Salomonsson, Städmäklarna
– Som beställare är du ändå ansvarig för underleverantörerna, att de betalar skatt och arbetsgivaravgifter till exempel. Var noga med att ta det ansvaret – ställ kraven direkt i förfrågningsunderlaget, säger Lotta Salomonsson.

Städbranschen är mycket omfattande och det kommer i regel in många anbud i upphandlingar, cirka 16-18 stycken är inte ovanligt, enligt Jesper Borrfors.

Siffror från branschorganisationen Almega Serviceentreprenörerna visar att städ- och servicebranschen består av cirka 1 880 aktiebolag med över 41 000 anställda och omsätter nästan 25 miljarder kronor.

Cirka hälften av företagen deltar i offentliga upphandlingar och en allt större del av företagens omsättning kommer numera från offentliga uppdrag, cirka 34 procent. Precis som i många andra branscher är det betydligt fler stora företag som lämnar anbud.

Serviceentreprenörernas rapport visar också en stark prispress på grund av den stora konkurrensen på marknaden. Städbranschen är också kritisk till att offentlig sektor lägger för stor fokus på pris i utvärderingen av anbud. Man tycker att prispressen är ett växande problem, och är en orsak till varför många företag avstår från att lämna anbud i offentlig upphandling.

Majoriteten av de tillfrågade företagen anser att de inte har kunnat höja priserna i samma takt som lönekostnaderna har höjts. Över hälften av företagen har även tvingats sänka sina priser under året till följd av den ökade prispressen.

Två sidor av prispressen
Lotta Salomonsson tycker inte att ansvaret för den rådande prispressen kan läggas enbart på upphandlaren.

– I städbranschen råder mycket låga marginaler för verksamheten på grund av hård konkurrens. Det är relativt lätt att starta ett städbolag och det finns otroligt många bolag på marknaden. Branschen måste lära sig att framhålla andra kvaliteter än lågt timpris.

Det innebär inte att upphandlarna är felfria. Ett ansvar vilar också på köparen, och vissa upphandlare försöker finna nya vägar, anser Jesper Borrfors. Men tyvärr bemöts de ofta med överprövningar.

Jesper Borrfors, Städmäklarna
– Ett initiativ att stävja den osunda tillämpningen gjordes nyligen genom att fastslå att personalkostnaderna för leveransen inte får understiga 60 procent av den totala kostnaden. På så sätt ville man komma åt problemen med underleverantörer, säger Jesper Borrfors.

– Men då får man på käften, med överprövningar. Lagen om offentlig upphandling är så grå i många avseenden. Och leverantörerna ser till sitt lilla, säger han.

I en annan aktuell upphandling i en stor kommun har man försökt införa en minimi-gräns, man förkastar alla anbud under 220 kronor i timmen.

– Leverantörer som överprövar sådana initiativ skjuter sig i foten. Då känner man sig som upphandlare förstås väldigt uppgiven.

Jesper Borrfors blir rejält förtretad och uppeldad medan vi pratar. Han menar att de bra leverantörerna och upphandlarna vill samma sak egentligen men att LOU inte är optimerad för städupphandling.

– Vi som arbetar i branschen vet vilka bolag som är oschyssta och vi försöker på olika sätt hitta krav som får bort dem, men upphandlarna saknar verktyg.

Säkra leveransen
Uppföljning är viktigt för att nå ett bra resultat och det är ett område som är mer eftersatt än kravställningen. Lotta Salomonsson tror dock att utvecklingen går åt rätt håll, uppföljning har kommit i strålkastarljuset – kanske med anledning av uppmärksammade skandaler i media.

– Ett avtal är ett löpande tvåparts-arbete. Ha en dialog med leverantörerna, uppmanar hon.

Något som är viktigt att följa upp är kraven på utbildningsnivå, det finns vissa branschutbildningar som är viktiga.

– Lita inte på uppgifter på ett papper, gör en intervju med några av de anställda och ifrågasätt, säger Jesper Borrfors.

– Det förekommer att upphandlaren i efterhand upptäcker att leverantören inte lever upp till de krav som man har hävdat i upphandlingen. När avtalet väl är tecknat är det mycket svårt att ta sig ur. Vid fullbordad upphandling står de sedan ganska handfallna i befintligt avtal.

Vill man försäkra sig om ett bra resultat under avtalsperioden är ett relativt enkelt sätt att behandla sina städare som människor. Jesper Borrfors påpekar att de ofta är osynliga på våra arbetsplatser.

– Förtjäna dina städare, se till att de har en bra arbetsplats att gå till, ta en fika med dem. Med lite mänskliga relationer kommer du att få det där lilla extra i retur. Det är inte bara en städfunktion vi upphandlar – det är människor.

5 tips för en bra städupphandling
1. Läs på om branschen, aktörer, nyckeltal etc. (serviceentreprenörernas branschrapport)
2. Utforma uppdraget så specifikt det är möjligt. Instruktion, organisation, kvalitetsuppföljning etc.
3. Våga sticka ut hakan! LOU är inte anpassad för städupphandlingar. Den bakbinder i flera avseenden upphandlare som vill förändra och förbättra konkurrensvillkoren.
4. Överprövning är mer regel än undantag, ta i ordentligt i tidsplanen för upphandlingen.
5. Slutligen, följ löpande upp de krav ni ställt i upphandlingen. Allt för ofta går oseriösa leverantörer ut som vinnare i upphandlingar på falska grunder.
Källa: Städmäklarna

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.