E-upphandling ett verktyg för alla

Halmstads kommuns upphandlingsenhet har i snart tre år inte tagit emot anbud på papper utan enbart elektroniskt. Upphandlingschef Lisbeth Johnson får bara positiv respons personal och leverantörer.

Efter att ha testat en rad olika system bestämde sig Halmstads kommun för att fördelarna med e-upphandling var långt fler där många moment i upphandlingsledet kunde hanteras enklare.

 

Lisbeth Johnson som är upphandlingschef i Halmstads kommun menar att istället för att lägga tid på pappersarbete bör man istället fokusera på viktigare saker inom verksamheten. Nu är det fullt möjligt tack vare deras övergång till elektronisk upphandling.

 

– Vissa upphandlingar kunde tidigare ta två dagar för två personer enbart till att öppna anbuden eftersom varje sida skulle signeras manuellt. Samma upphandlingsmoment tar idag någon minut, säger Lisbeth Johnson.

 

Med det elektroniska systemet sållas många anbudsgivare ut direkt. Ingen anbudsgivare kan missa att svara på ett skallkrav. Inget anbud behöver läggas åt sidan på grund av att man inte svarat på ett krav.

 

Krav och kriterier som anbudsgivaren har redovisat i formulär med fasta alternativ samt pris kan utvärderas automatiskt av systemet. Därmed är det som återstår att utvärdera de krav där anbudsgivarens text ska bedömas och betygssättas manuellt samt eventuella bifogade intyg.

 

Inga nackdelar

– Jag kan inte peka på några direkta nackdelar med e-upphandling. Det kan ju så klart strula någon gång men det är minimala problem jämfört med tidigare, fortsätter Lisbeth Johnson.

 

Elektronisk upphandling är ett viktigt redskap i de anställdas arbete och spar kommunen både tid och resurser.

 

Lisbeth Johnson berättar hur en före detta projektanställd i kommunen blivit så positivt inställd till elektronisk upphandling att hon senare vid en arbetsintervju i en annan kommun ställt införandet av e-upphandling som krav för att ta jobbet. Hon fick jobbet och fick också igenom omstruktureringen som visat sig gagna alla i kommunen.

 

– De som skulle kunna tycka att det gamla systemet är att föredra är stora leverantörer och företag som kan tycka det är krångligt att lämna anbud nu, då de har färdiga standardiserade mallar och dokument. Nu måste de svara på varje enskild fråga vilket kanske tar lite tid för dem. Mindre företag upplever det generellt lättare säger Lisbeth Johnson.

 

Drivande kultur

Halmstads kommun arbetar på ett utvecklande sätt och är även i andra sammanhang en förebild för många andra kommuner. Halmstads kommun införde år 2008 samordnad varudistribution för kommunens verksamheter där leveranserna styrs till en distributionscentral. Livsmedel och torra varor har alltså en distributör vilket bidragit till enorma miljövinster.

 

– Få andra kommuner har ett liknande system och därför kommer besökare från hela Sverige för att se hur vi har gjort, säger Lisbeth Johnson.

 

Fördelarna med denna typ av uppsamling är att det skapas bättre förutsättningar för små och lokala leverantörer och producenter att lämna anbud, gynnsam prisutveckling på lång sikt, säkrare miljö kring skolor samt minskad miljöpåverkan. Dessutom får leveransmottagande personal bättre arbetsförhållande.

 

Just nu arbetar Lisbeth Johnson med att införa elektroniskt beställarstöd.

– Beställaren ska inte behöva veta vem leverantören är men detta är något vi arbetar på att ta fram och inget som vi använder än, avslutar Lisbeth Johnson.

 

Stina Rangmar

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.