Statens inköpscentral 10 år
– Den statliga inköpssamordningen har kommit hem och landat tryggt i sin roll i den offentliga förvaltningen. Det menar Anna Clara Törnvall Wittgren, chef för Statens inköpscentral på Kammarkollegiet, Sveriges äldsta myndighet.
Statens inköpscentral med drygt 340 kunder och 830 ramavtalsleverantörer upphandlar ramavtal för varor och tjänster åt andra statliga myndigheter. Inom IT- och telekomområdet kan ramavtalen även omfatta kommuner och regioner. Så det är inte småpotatis vi pratar om här.
Anna Clara Törnvall Wittgren.
OFFENTLIGA AFFÄRER fick ställa frågor via mejl till Anna Clara Törnvall Wittgren med anledning av att det är tio år sedan Statens inköpscentral bildades i sin nuvarande funktion på Kammarkollegiet. Funktionen har haft lite olika roller och funnits på skilda myndigheter genom åren.
Har ni ”kommit hem” nu, i och med tillhörigheten till Kammarkollegiet?
– Att flytta ansvaret för den statliga inköpssamordningen till Kammarkollegiet och inrätta Statens inköpscentral innebar ett stort lyft för den statliga ramavtalsverksamheten eftersom det öppnade upp för möjligheten att driva ett samlat arbete för att etablera en ensad och tydlig process för verksamheten och skapa en enhetlighet kring utformningen av ramavtalen.
– Det har efter tio år resulterat i en mogen verksamhet med ett väl etablerat arbetssätt och kommunikationsvägar med kunder och leverantörer – från förstudie till avtalsförvaltning, med stöd till avropande myndigheter och leverantörer. Ja, inköpssamordningen får nog sägas ha ”kommit hem” och landat tryggt i sin roll i den offentliga förvaltningen.
Den statliga inköpssamordningen drog igång med höga ambitioner. Har de infriats?
– Beslutet att bedriva statlig inköpssamordning togs ju nu för många år sedan – den nuvarande förordningen om statlig inköpssamordning antogs 1998 – så det blir svårt för mig att svara på den frågan utifrån hur dagens förutsättningar ser ut. Inköpssamordningen har ju också utretts över åren och ledde bland annat till bildandet av Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet 2011.
– Att se staten som den juridiska person den är och att effektivisera upphandlingen av varor och tjänster som statliga myndigheter upphandlar ofta, i stor omfattning och till stora värden, är en grundsyn för den statliga inköpssamordningen som jag tycker håller än idag. De 341 statliga myndigheterna som är våra huvudsakliga kunder ser väldigt olika ut verksamhets- och storleksmässigt. Så vi har ett viktigt uppdrag i att bidra till att de kan fokusera sina, många gånger begränsade, resurser på sina kärnfrågor – inte på att göra upphandlingar.
– I det perspektivet har Statens inköpscentral absolut infriat de ambitioner som sattes vid bildandet. Det har skett en stor utveckling av den statliga ramavtalsverksamheten under de senaste tio åren.
Det har funnits en kritik (bl.a. från IT-håll) mot ramavtalen. Den går ut på att företag som är hårt nischade har svårt nå fram till offentlig sektor utan att gå in som underleverantörer till större företag. Hur ser ni på det? Är kritiken relevant?
– Det finns alltid en dynamik i hur upphandlingar och avtal läggs upp och hur ansvar och arbete fördelas mellan köpare och säljare. Vårt uppdrag är att skapa ramavtal som bidrar till effektivitet och förenklade arbetssätt hos våra kunder och som naturligtvis ska kunna tillhandahålla de varor och tjänster de har behov av. Ramavtalen ska tillgodose det stora flertalet kunder och det i sig innebär att mer specialiserade och nischade behov inte alltid kan finnas hos ramavtalsleverantören – som ska ha en bred portfölj – men ändå kan levereras genom underleverantör.
– Samtidigt bör nämnas att frågan om hur vi når rätt leverantörer, hur vi ska dela in våra ramavtal i olika områden och hur vi säkerställer att vi får en bra konkurrens på ramavtalsnivån och tar hänsyn till små och medelstora företags möjligheter att delta, är något vi alltid har med i våra förstudier inför upphandling. Av våra 830 ramavtalsleverantörer är idag 65 procent företag med färre än 50 anställda.
Hur kommer Statens inköpscentraltt hålla sig relevant i framtiden och vilken roll kommer den att ha?
– Vi måste fortsätta hålla oss uppdaterade och vara lyhörda för förändringar i våra kunders behov och på våra leverantörsmarknader och se till att ramavtalen svarar upp mot det. Vi lägger en stor del av vår utvecklingskraft redan idag på användbarhet och förenklingar för kunderna och där tror jag digitaliseringen kommer att kunna spela en stor och viktig roll framöver. Kundnöjdhet är avgörande för oss – gör vi inte bra avtal eller bidrar till de där förenklingarna och effektiviseringarna så kommer kunderna inte att använda avtalen – återkopplingen blir omedelbar. Drivet att hela tiden utveckla och förbättra genomsyrar Statens inköpscentrals arbete idag och det gäller att vi håller i det framöver.
Berätta litet om avropadagen 2021 i maj! Varför ska man delta?
– Avropa-dagen är ju Statens inköpscentrals återkommande konferens för avropande myndigheter där vi informerar om vad som är på gång hos oss – förstudier, upphandlingar, utvecklingsarbete med mera – men också bjuder in gäster kring aktuella ämnen inom upphandlingsområdet och gör fördjupningar i utvalda ramavtalsområden och frågor. Vi genomförde den första Avropa-dagen 2011, dvs. året vi bildades, och har sedan dess, baserat på återkopplingen från de som deltar, vidareutvecklat programmet och genomför den nu två gånger årligen.
– 2021 är ett intensivt år för oss verksamhetsmässigt så det kommer finnas en hel del att informera om och vi arbetar som bäst med att färdigställa programmet som snart kommer att finnas på www.avropa.se . På grund av pandemin genomförde vi höstens Avropa-dag digitalt och det kommer vi även göra nu i vår. Jag vet att många saknar möjligheten att kunna träffa sina kollegor från andra myndigheter men det öppnar också, hoppas vi, upp för fler deltagare som annars inte hade haft möjlighet att vara med.